CEO | CFO | Klub CIO | Programy

Magazyn Wydanie: 1-2/2007

Między kontrolingiem a kontrolą, czyli o tym, jak łatwo jest przesadzić

Witold Kilijański

Widziałem ostatnio niewielką, dobrze się rozwijającą firmę, zajmującą się usługami profesjonalnymi. Przed- siębiorstwo nowoczesne, rzutkie, posiadające zgrany zespół pracowników, ciekawe referencje, unikalną ofertę, niezłe wyniki finansowe, a przy tym pewien swoisty chaos wewnętrzny.

Chaos wewnętrzny, ale nie bałagan - nie do końca określony sposób postępowania. Nawiasem mówiąc, bardzo to było twórcze i nie cierpieli na tym klienci tej firmy. W dotychczasowej skali działania był to wystarczająco dobry sposób postępowania, ale firma urosła i nieuchronnie musiała się "ucywilizować". Prezes dostrzegał tę konieczność i... bardzo mu było z tego powodu smutno. Jest to bowiem typ wizjonera, nie do końca uporządkowanego, ale prącego do przodu i pociągającego za sobą ludzi. Kilka lat temu odszedł z dużej korporacji, zniesmaczony urzędniczą rutyną, która tam panowała. A tutaj okazuje się, że trzeba zacząć MIERZYĆ. Bo aby ZARZĄDZAĆ, trzeba MIERZYĆ I PLANOWAĆ.

I tu zaczęły się schody. A dokładnie mówiąc, dylematy co do dokładności pomiaru.

Według ekspertów

Firma rozwija się tak szybko, że za kilka lat może być sporej wielkości przedsiębiorstwem - aby to osiągnąć, powinna już teraz wdrożyć metody zarządzania, właściwe większym organizacjom. Tak mówią eksperci. Ale inni eksperci twierdzą, że koszt utrzymywania tychże metod (czyli całego aparatu administracyjno-finansowo-informatycznego, służącego ich działaniu) może być ponad siły wspomnianej firmy. Trzeba więc działać ewolucyjnie i nowe metody wprowadzać stopniowo.

Jeszcze inni eksperci odpowiadają, że takie ewolucyjne podejście skazuje firmę na permanentne zmiany organizacyjne, które dla organizacji opartej na ludzkich kompetencjach mogą być wręcz zabójcze. Przy tym firma weszła w fazę, którą można nazwać "fazą pierwszych dociekań", na przykład: Jaką część naszego czasu pracy sprzedajemy? Ile nas kosztuje obsługa nietypowych projektów? Kiedy obsługa projektu staje się nierentowna? Jak wobec tego postąpić?

Między zarządzaniem a zrzędzeniem

Chyba nie przypadkiem w języku polskim słowo "zarządzanie" jest tak zbliżone fonetycznie do słowa "zrządzenie", czy wręcz "zrzędzenie". Niektórzy mogą nawet powiedzieć, że są to kolejne fazy kariery zawodowej niektórych menedżerów. W opisywanym przypadku prezes postanowił wykorzystać swoje najsilniejsze strony, czyli kreatywność i budowanie zespołu. Podzielił obszary aktywności firmy na te, które rezerwuje dla siebie i dobrze się w nich czuje, oraz na pozostałe, o których chce być informowany, ale nie jest w stanie wydajnie operacyjnie nimi zarządzać. Dla tych drugich dobrał menedżerów i dokładnie ich wypytał o to, czego zamierzają dokonać, dostawszy "swoje poletko". Ustaliwszy pryncypia, określił wspólnie z menedżerami ramowe cele oraz agregatowe wskaźniki oceny. Założenie było proste - stworzenie miesięcznego raportu z działalności oraz wynikających z niego rozliczeń nie może zająć więcej niż 2 godziny pracy menedżera. To samo założenie miało być delegowane niżej, w miarę pojawiania się kolejnych szczebli w zarządzaniu. Tym samym pomiar stosownych wskaźników nie mógł zabierać zbyt dużo czasu. Postanowiono nie analizować w ogóle zadań, które zabierały mniej niż pół dnia pracy załogi - traktowano je raczej jako wspólny problem "złodziei czasu". (pamiętajmy, że firma była usługowa, a więc w istocie sprzedawała czas...). Dylemat co do dokładności pomiaru głównych dla firmy wskaźników był więc rozstrzygnięty. Pozostawał problem narzędzia (większość najważniejszych parametrów była w ten czy inny sposób powiązana z czasem pracy). Oprócz najstarszego, działającego wciąż narzędzia do przetwarzania informacji - czyli kartki papieru, ołówka i mózgu - naturalnie nasuwającym się narzędziem był arkusz kalkulacyjny. W połączeniu z aplikacją bazującą na hurtowni danych to naprawdę mocne narzędzie. Tutaj pomocny okazał się CIO. Co ciekawe, jakoś nikt nie pytał o dane księgowości. Ale to być może specyfika branży. Co ciekawe, narzędzie zaczęło działać w trybie samoobsługowym dla pracowników, z czasem dodano do niego różne nowe możliwości komunikowania, rezerwacji zasobów itp. I tak niepostrzeżenie organizacja zaczęła się uczyć. A najszybciej zaczął się uczyć prezes. "Zarządzanie" - "Zrządzenie" - "Zrzędzenie"? - czy może "Wiedza Wodza to Władza na Wodzy?".

Najnowsze | Na ten temat | Najpopularniejsze

---

---

---